Hoe organiseer je een alumnireünie?

2024 Auteur: Priscilla Miln | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-02-18 07:22

De Alumni Reünie Avond, waar het ook plaatsvindt en wie het ook verzamelt, vereist serieuze voorbereiding en tastbare kosten. In de regel is het voor één persoon vrij moeilijk om de organisatie van zo'n vakantie onder de knie te krijgen en zich erop voor te bereiden.

Nu maken ze vaak gebruik van de diensten van bureaus, maar het resultaat van het werk van professionals voldoet niet altijd aan de verwachtingen en kan afwijken van de versie van de vakantie die ze wilden regelen. Daarom is het beter om de zaak alleen op te pakken, bij voorkeur met een gezelschap van twee, drie of vier personen.

Waar te beginnen?

Je moet beginnen met de voorbereiding van de avond van de bijeenkomst van afgestudeerden door het aantal deelnemers te bepalen. Dat wil zeggen, u moet beslissen wie u wilt verzamelen - het hele nummer, één klas of groep. Of het onderwijzend personeel moet worden uitgenodigd en welke van de leraren moet worden gebeld. Alle andere aspecten zijn afhankelijk van het aantal potentiële deelnemers en gasten van het evenement.

Vervolgens moet je die allemaal vindenmensen te verzamelen. Of je nu een alumni-avond op een school wilt houden of een studentenfeestje in een restaurant, het zoeken naar deelnemers is de belangrijkste, lange en lastige voorbereidingsfase.

Nadat alle mogelijke coördinaten zijn gevonden, moeten mensen worden gecontacteerd of gebeld, en niet alleen uitnodigingen sturen. Dit moet gebeuren, want iemand zal niet gaan, en iemand zal niet alleen willen komen. Je moet de docenten bellen of schrijven. Je moet deelnemers niet van tevoren uitsluiten, waarbij je je concentreert op je eigen ideeën. Dat wil zeggen, als bijvoorbeeld de alumnibijeenkomst in Moskou wordt gehouden en een van de potentiële deelnemers in Vladivostok woont, moet je niet in je eentje besluiten dat die persoon niet komt.

Het is noodzakelijk om de gewenste tijd en datum te verduidelijken met elk van degenen die de avond bijwonen, inclusief leraren. Je moet ook zorgvuldig vragen naar financiële mogelijkheden, dat wil zeggen, vragen hoeveel iemand bereid is toe te wijzen voor het organiseren van een evenement.

Na deze beginfase hebben de organisatoren een volledige lijst van gasten en deelnemers aan het evenement, met informatie over hun vrije tijd en financiële mogelijkheden.

Wat nu?

In de volgende fase moeten de plaats, het tijdstip en het geschatte scenario van de avond van de alumnibijeenkomst worden bepaald. Op basis van het geschatte budget en het aantal deelnemers is dit niet moeilijk. In dit stadium moet het budget twee keer worden "gekeken", evenals het aantal deelnemers.

Het eerste waar je aan moet denkenscenario - locatiekeuze. Als er meer dan honderd mensen op het evenement worden verwacht, maar het budget is klein, huur dan een café of een kleine club met een minimale bestelling op basis van "voor bezoekers". Dat wil zeggen, met de eigenaren van de instelling afspreken dat mensen zelf drankjes en eten bestellen. Deze manier van huren zal de kosten voor het betalen van de instelling aanzienlijk verlagen.

Een andere mogelijkheid is om een alumnibijeenkomst door te brengen op een school of instituut. Maar niet altijd is deze manier van organiseren van een evenement voordeliger dan het huren van een instelling. Voor een volledig feest moet u buffettafels dekken, dat wil zeggen alcohol, eten of kant-en-klare snacks kopen. Bij het kopen van voedsel heb je een persoon nodig die kookt. Je hebt tafelkleden, servies en nog veel meer nodig. Ook moet u na het einde van de vakantie alles schoonmaken. Naast de kosten en het gedoe heeft het houden van een evenement in een schoolgebouw een aantal belangrijke nadelen, zoals tijd- en datumbeperkingen, de noodzaak om te verhuizen en meubels te verplaatsen, omdat de sfeer niet bedoeld is om feest te vieren.

Een avondje alumnibijeenkomsten breng je het beste door door een bezoek aan een school of instituut te combineren met een feest in een restaurant. Een plechtig onderdeel kan plaatsvinden in een aula van een school of een studentenpubliek, en het plezier zelf overbrengen naar een restaurant of café. Bij deze keuze moet je eerst weten op welke data en uren de onderwijsinstelling het evenement kan organiseren, combineer dit methet tijdsbestek waar de meerderheid van de deelnemers de voorkeur aan geeft en kies in feite een datum.

Stem de gekozen datum en tijd niet direct af met de administratie, maar spreek alleen vooraf af. Dit is nodig om een geschikt café te vinden voor een geselecteerde tijd in de buurt van de onderwijsinstelling, op loopafstand. Het is erg onhandig als het instituut of de school op grote afstand van het restaurant ligt. In deze situatie zullen sommigen niet naar het plechtige deel gaan, terwijl anderen niet naar het plezier gaan.

In een nabijgelegen cafetaria kan de geselecteerde datum of uren echter druk zijn, maar een andere datum is gratis, wat ook handig is. Daarom is het noodzakelijk om vooraf met de onderwijsinstelling te onderhandelen en pas na de definitieve keuze van het restaurant.

Nu kun je beginnen met het ontwikkelen van het scenario, opnieuw met behulp van de lijst met gasten en gegevens over hun financiële mogelijkheden. Dit is nodig om het aantal wedstrijden met prijzen te bepalen, het menu van de avond, dat vooraf besteld wordt, en andere gelijkaardige momenten. Het scenario van de avond van de alumnibijeenkomst, die door slechts tien mensen zal worden bijgewoond, ook al is het in de "+1"-versie, zal heel anders zijn dan het programma van het evenement voor twintig klasgenoten en zal totaal anders blijken te zijn van de bijeenkomst van honderd mensen.

Ze hebben echter allemaal dezelfde structuur:

• ceremonieel deel;
• overgang naar een restaurant of gewoon een pauze voor aanvang van het buffet;
• normale tijd;
• officieel einde;
• "na het lopen".

In het stadium van het kiezen van een scenario in overeenstemming met het budget enhet aantal gasten moet niet ingaan op de details van het invullen van elk item, maar het geld verdelen. Het is het gemakkelijkst om dit te doen, uitgaande van waarvan de kosten met maximale nauwkeurigheid kunnen worden berekend, bijvoorbeeld uit het ceremoniële gedeelte. "Inwonen" zou helemaal niet in het budget moeten worden opgenomen, maar als er gratis geld is, is het heel goed mogelijk om iedereen bij het afscheid een themacocktail te presenteren. Het meest obscure qua budget is altijd het hoofdgedeelte van de avond, dat volgens het script verloopt en met verschillende prijsvragen, loterijen en prijzen. Daarom moet het uiteindelijk worden achtergelaten, en wanneer u kiest waarmee u het wilt vullen, ga dan uit van hoeveel geld er nog over is.

Als resultaat krijgt u een vrij gedetailleerde financiële schatting. Het moet duidelijk geschreven zijn, zodat wanneer deelnemers vragen welk geld er van hen wordt opgehaald, niet de inhoud van de avond proberen te vertellen, maar gewoon een lijst met droge nummers in een messenger of per post sturen. Dit spaart je eigen zenuwen en ontmoedigt verdachte klasgenoten om met de verzamelaar te onderhandelen.

Nadat het geld is verzameld, moet u beginnen met het uitvoeren van het plan. Met een groot aantal evenementgasten zijn meestal veel verschillende elementen en attributen van de vakantie vereist. Je moet niet alles doen volgens het principe "hoe het gaat", tijd en aankopen of bestellingen moeten gepland worden, het is veel handiger en met een duidelijk schema wordt er niets vergeten.

Hoe het officiële deel vast te houden?

De inhoud van het plechtige deel hangt af van hoeveel leraren er zullen zijn en wie precies plannenpresent zijn. Zo houdt de rector van het instituut of het hoofd van de afdeling, de schooldirecteur op de avond van de bijeenkomst van afgestudeerden altijd een toespraak die het evenement opent. Dit is een traditie die gevolgd moet worden. Als er geen "hoge rangen" zijn en alleen een klassenleraar of meerdere vakdocenten aanwezig zijn, gaat het recht om de avond te openen en het hele plechtige deel te leiden over op de organisator. Het maakt niet uit welke van de docenten naar het evenement komt, iedereen die de avond van de reünie van de afgestudeerden van de docenten heeft bijgewoond, krijgt bloemen en herdenkingsbrieven van dank.

Het ceremoniële gedeelte mag niet lang zijn, maar ook niet te kort. De optimale tijd is 30-40 minuten. De inhoud kan zijn:

• openingstoespraak of regisseurstoespraak;
• aflevering van herdenkingsdiploma's of certificaten, maar alleen bij een klein aantal deelnemers, als er meer dan twintig mensen zijn, worden certificaten uitgereikt na het voltooien van het officiële gedeelte bij het verlaten van de zaal;
• de woorden van de leraren, en nadat de leraren klaar zijn, moet je bloemen en een prachtig ontworpen "bedankt papier" geven, hetzelfde geldt voor de directeur of vertegenwoordiger van de administratie;
• voltooiing en uitnodiging om naar het restaurant te gaan (je moet het adres herinneren en zeggen dat het in de uitnodiging staat).

Als een van de afgestudeerden iets wil zeggen, dan gebeurt dit na de toespraken van de docenten en vóór de slottoespraak van de organisator van de vakantie.

Als er een mogelijkheid is om het plechtige deel te repeteren, dan moet dit zonder mankeren worden gedaan. Er kunnen altijd enkele nuances zijn die de werkelijkheid onderscheiden van het op papier geschreven script. De duur van toespraken, een niet-werkende microfoon of het ontbreken van een standaard ervoor, en andere kleinigheden waarmee bij de planning geen rekening kan worden gehouden. Ze zullen tijdens de repetitie duidelijk worden en kunnen worden gecorrigeerd of geëlimineerd.

Je kunt het plechtige deel voltooien, niet beperkt tot spraak. Een goede optie zou zijn om een liedje te zingen. Op de avond van de bijeenkomst van afgestudeerden, bij gebrek aan een volkslied op de onderwijsinstelling, kun je elk geschikt thema en niet te lang lied voorbereiden. De tekst en een toelichting daarop moeten samen met de uitnodiging naar elk van de deelnemers worden gestuurd. Desgewenst kunt u deze echter dupliceren door bij de ingang van de hal een afdruk met woorden uit te geven. Als het de bedoeling is om badges te gebruiken, worden deze ook aan iedereen gegeven vóór het officiële gedeelte bij de ingang.

Wat is er nodig voor het officiële gedeelte?

Er zijn verplichte attributen van de officiële fase van het evenement, die niet afhankelijk zijn van het aantal deelnemers of de omvang van het budget. Deze omvatten:

• bloemen voor alle leraren;
• herdenkingsdiploma's of "graduate certificates";
• bedankbrieven aan leraren.

Dit is de basis waar je niet zonder kunt. Diploma's en diploma's kunt u bestellen bij elk van de reclamebureaus of rechtstreeks bij de drukkerij. Een directe bestelling van drukkerijen, hoewel goedkoper, vereist echter een onafhankelijke voorbereiding van de lay-out. Dit is niet zomaar een tekening die in een willekeurig programma is gemaakt, er zijn een aantal vereisten voor dergelijke lay-outs. Zonder te begrijpen hoehet is een lay-out voor het afdrukken die wordt gedaan, u moet dit niet doen, omdat het resultaat moet worden gewijzigd en niet door de schuld van de drukpersen. Dat wil zeggen, u zult twee keer moeten betalen.

Naast de verplichte attributen, elementen van het evenement als:

• badges met naam, klas of andere informatie;
• decoratie van de aula, foyer en andere plaatsen waar afgestudeerden zullen passeren in de onderwijsinstelling;
• print indien nodig songteksten uit.

In het geval dat het buiten koud en glad is en het restaurant ver verwijderd is van de plek waar de avond van de alumnibijeenkomst begon (februari of maart bijvoorbeeld, zijn niet bevorderlijk voor lange wandelingen), een transport kan huren. Het is absoluut noodzakelijk om in uitnodigingen te waarschuwen voor busverhuur, aangezien mensen kunnen weigeren hun eigen auto te gebruiken nadat ze hebben gehoord over de beschikbaarheid van vervoer "van deur tot deur".

Overgang naar het restaurant: is het mogelijk om het met iets te vullen

Het al dan niet vullen van de overgangstijd van de onderwijsinstelling naar de plaats van viering met inhoud is een individuele vraag. Het hangt van veel nuances af, zoals:

• duur en werklast van het officiële gedeelte;
• weer en seizoen;
• beschikbaarheid van vervoer of wandelen;
• tijd die nodig is om bij het restaurant te komen;
• aantal deelnemers.

Bij mooi weer en in de zomer is het mogelijk om onderweg clowns, levensgrote poppen, mimespelers met ballonnen en dergelijke te gebruikenbegeleiding. Dit maakt de gasten klaar voor een feestelijke avond. Als het pad echter bijvoorbeeld te kort is, hoeft u alleen maar naar de andere kant van de straat te gaan, dan hoeft u het met niets te vullen.

Voor een busrit van ten minste 20 minuten kun je een clown of een andere artiest gebruiken die grappen vertelt "in het onderwerp" of, nog beter, optreedt in het stand-upgenre. Hetzelfde genre is optimaal voor het grootste deel van het evenement.

Als er echter minder dan tien mensen zijn, is dergelijk amusement onderweg volkomen nutteloos.

Hoe breng je het grootste deel van de avond door?

De structuur van hoe het afstudeerfeest plaatsvindt in de instelling, een jaar later of tien jaar na het afstuderen, is hetzelfde. Maar het aantal deelnemers aan het evenement heeft invloed op de structuur van de viering. Als er meer dan 10-15 personen zijn, is een leider vereist. Als er 5-7 deelnemers zijn, zijn de diensten van een toastmaster niet nodig.

Alle wedstrijden, loterijen of ander amusement moeten noodzakelijkerwijs overeenkomen met het thema van de avond, evenals drinktoespraken. Dit bereiken is eenvoudig, gebruik gewoon een paar thematische elementen in het script.

De structuur van het evenement zou kunnen zijn:

• de organisator moet een korte dinertoespraak houden, met andere woorden, de feestdag opnieuw openen;
• de volgende toasts moeten worden gericht aan specifieke mensen en natuurlijk rapporteren over wat ze in het verleden hebben bereiktNou, de afgestudeerden zelf kunnen spreken, geïmproviseerd;
• tussen het glaasje door worden wedstrijden gehouden, optredens van artiesten of deelnemers in de avond;
• voor sluitingstijd moet er een loterij worden gehouden met speelse prijzen, bijvoorbeeld met een certificaat voor het recht om de volgende vergadering te hosten en te organiseren.

De organisator brengt de laatste toast uit. Daarin moet je degenen bedanken die zijn gekomen, vertrouwen uitspreken in een vroege ontmoeting en uitleggen dat het restaurant volledig ter beschikking staat van iedereen die plezier wil blijven hebben, uiteraard met vermelding van de tijd. Dat wil zeggen, het officiële gedeelte moet ten minste 2 uur voordat de huurperiode afloopt zijn voltooid.

Wat te zeggen in "adres" toast?

Gefeliciteerd op de avond van de reünie verschilt niet veel van toast op andere feestdagen. Dat wil zeggen, het is een korte toespraak met aangename woorden over iemand, waarin wordt gesproken over de prestaties van deze persoon en hem wordt opgeroepen om te drinken.

Je kunt over alles praten, maar je moet natuurlijk voorbereid zijn. Iedereen heeft prestaties. Als een uitstekende student en activist bijvoorbeeld huisvrouw werd, moet je familiewaarden onthouden en benadrukken dat een huis het belangrijkste is dat een persoon heeft. Als een klasgenoot als monteur in een fabriek werkt, moet je praten over de waarde van eenvoudige beroepen, zonder welke alle gemakken van het moderne leven ondenkbaar zijn. Dat wil zeggen dat gerichte toasts iemands zelfrespect moeten vergroten en hem een plezier moeten doen.

Na dergelijke toespraken moet een diploma "For Achievement" worden uitgereikt. Maar dit mag alleen worden gedaan als de toastzal klaar staan voor elk van de gasten. Als er honderd mensen op het feest zijn, is het niet nodig om diploma's op te stellen. Maar de toasts zelf moeten worden uitgesproken. Ze moeten voor ongeveer de helft van de deelnemers worden uitgedacht. Na elk paar van dergelijke toespraken moeten de gasten worden uitgelokt tot dezelfde toespraken over hun klasgenoten.

Zo wordt de eeuwige vraag waar je voor moet drinken volledig weggenomen en voelt elk van de genodigden zich nodig en niet overbodig op de feestdag.

Wat moet er in het programma?

De meest optimale variant van het programma van dergelijke evenementen zijn de optredens van de deelnemers zelf. Maar de meeste mensen hebben de neiging een aanbod om op te treden af te wijzen, dus organisatoren moeten dit verdoezelen met wedstrijden of loterijen.

Dat wil zeggen, als prijzen voor het winnen van een wedstrijd, moet de winnaar bijvoorbeeld poëzie lezen. Voor de avond van de bijeenkomst van afgestudeerden, die wordt gehouden volgens een programma dat volgens dit principe is georganiseerd, moeten vooraf gedrukte teksten worden voorbereid. Niet alle mensen onthouden gedichten.

Je kunt helemaal zonder wedstrijden en uitvoeringen spelen in de vorm van een loterij of forfaits. U kunt een veiling regelen. Dat wil zeggen, de deelnemer krijgt de kans om iemand zijn spreekrecht te verkopen, en het geld voor dit kavel zal het begin zijn van het budget voor de volgende avond van de reünie, waarvan de datum natuurlijk bekend moet worden gemaakt, voor bijvoorbeeld volgend jaar.

Hoe bereid je een toespraak voor?

Deze vraag verbijstert vaak zelfs de meest pedante en getalenteerde organisatoren. In feite is alles eenvoudig. Woorden voor de avond van de reüniemag niet pretentieus, oprecht en vriendelijk zijn. Dat is genoeg.

Speech mag niet worden uitgesteld. De opening van het plechtige gedeelte is natuurlijk binnen 5-7 minuten, als de directeur of een van de "belangrijke" leraren de toespraak niet houdt. Ze mogen niet worden beperkt in de tijd - het is onbeleefd. Het laatste officiële deel van de toespraak duurt 4-5 minuten, het kan worden gestart met de woorden: "Homecoming-avond begint", "Nu gaan we naar het restaurant en we zullen plezier hebben" en andere informatie, bijvoorbeeld over bussen of het adres van de instelling.

De eerste toast is volledig symbolisch en zou eenvoudig moeten klinken: "Jongens! Hier hebben we elkaar gezien! Laten we het vieren!" Adrestoosts bestaan uit meerdere zinnen en duren 2-4 minuten.

Moeilijkheden met tafeltoespraken kunnen worden vermeden door een gastheer in te huren of door zoveel mogelijk gebruik te maken van de rest van de deelnemers.

Wat mag niet vergeten worden?

Als je een avond plant, moet je drie nuances onthouden, zoals:

• foto- of video-opnamen organiseren;
• zoek naar host;
• uitnodigingen verzenden.

Zorg ervoor dat je een fotograaf en/of videograaf inhuurt. Dit is een zeer belangrijk onderdeel van de bijeenkomst. Bovendien moet u de hele avond diensten bestellen - van het plechtige officiële gedeelte tot het "nalopen". De resultaten van zijn werk moeten vervolgens elektronisch naar alle gasten van het evenement worden gestuurd.

Huur een host voor feesten met meer dan 10 personen. De organisator is immers zelf ook afgestudeerd en moet plezier hebben, en niet het programma volgen ende stemming van de gasten.

De uitnodiging moet worden uitgegeven, inclusief alle benodigde informatie: de tijd en plaats van de bijeenkomst, de naam en het adres van het restaurant, de beschikbaarheid van de bus, als het de bedoeling is deze te huren, de songteksten van het nummer, natuurlijk, als dit element in het script is opgenomen, enzovoort.

Je hoeft uitnodigingen niet af te drukken, het is veel gemakkelijker om ze in elektronische vorm uit te geven en via messenger of e-mail te versturen.